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コンプライアンス相談窓口規程

目的

第1条 この規程は、原子力発電環境整備機構(以下「機構」という。)に勤務する職員等からのコンプライアンスに関する相談等について適正な対応の仕組みを定めることに より、当機構における違法・不正行為、コンプライアンスに反する行為等の防止、早期発見および是正を図り、もって機構運営の健全性を確保することを目的とする。

相談窓口の設置

第2条 機構は、コンプライアンスに係る相談を受ける窓口(以下「相談窓口」という。)を機構の内部および外部に設置する。

内部窓口

第3条 前条に定める機構内部の相談窓口(以下「内部窓口」という。)は総務部に設置し、相談を受け付ける者(以下「相談員」という。)を配置するものとする。
  2 相談員は、総務部長および総務部総務グループマネージャーとする。
  3 相談窓口の担当役員は総務部を担当する理事とする。
  4 相談窓口の事務局は、総務部総務グループに置く。

外部窓口

第4条 第2条に定める外部窓口の設置にあたっては、その専門性、機構事業に対する理解、秘密保護の体制等を考慮するものとする。

相談窓口の利用対象者

第5条 相談窓口の利用対象者は、役員、職員、嘱託、契約社員、派遣社員、パートタイマー、アルバイト等の機構業務に従事するすべての者(以下「従業者」という。)および取引先従業員等の機構業務に関係する者とする。

相談事項

第6条 利用対象者が相談窓口に相談できる事項は、違法・不正行為、反倫理的行為等、コンプライアンス上問題があると判断される事項とする。ただし、相談内容が次の各号に該当する場合は受理しない。
  (1) 機構の業務とは関係のない個人の行動に係る内容で、機構への影響がないと判断される内容
  (2) 虚偽の内容または他人を誹謗中傷する内容

相談方法

第7条 相談窓口を利用する利用対象者(以下「相談者」という。)は、内部窓口および外部窓口のいずれにも相談することができる。
  2 相談方法は、電話、電子メール、書面および面談によるものとする。
  3 相談は、単独および複数名のどちらも可能とする。
  4 相談者は、原則として、所属、氏名および連絡先を相談窓口に明らかにするものとする。なお、匿名での相談も可能とするが、その場合、相談者への通知等、匿名のため対応できない事項は適用しない。

相談員の対応

第8条 相談員は、相談を事案として受理した場合は、受理した旨を相談者に伝えるとともに、原則として相談窓口の担当役員を経由して理事長に報告する。
  2 相談を事案として受理しない場合は、受理しない旨を相談者に伝えるとともに、相談者の理解が得られるよう誠実に対応しなければならない。
  3 相談員は、相談を個室で受けるなど相談者の秘密保護に配慮しなければならない。

必要な措置、調査

第9条 理事長は、前条の報告を受けた場合は、その相談事案の内容により次の各号の対応を行うものとする。
  (1) 「公益通報者保護法」(2006年4月1日施行)に定める公益通報に該当する場合は、同法および内閣府の「公益通報者保護法に関する民間事業者向けガイドライン」 (2005年7月19日発行)に則り、関係機関への通報も含め、必要な措置を実施する。
  (2) 公益通報に該当しない場合で法令違反事象である場合は、関係機関への通報も含めた必要な措置を実施する。
  (3) 規程等に違反する場合および社会通念に照らし不適切である場合は、必要な是正措置および再発防止措置を行う。
  2 理事長は、対応責任者を指名し、前項の対応に必要な調査および対応を行わせることができる。
  3 前2項にかかわらず、相談への対応方法について他の規程に定めがある場合は、それに従うものとする。

対応責任者

第10条 前条第2項に定める対応責任者は、関係する部署に対し、事実関係、所見等を照会できる他、必要な協力を求めることができる。また、照会を受けた部署は、対応責任者に最大限協力しなければならない。
  2 対応責任者には、原則として次の各号に該当する者を指名する。
  (1) 第13条に定める要件を満たすこと
  (2) 職務区分が部長以上の者であること
  3 対応責任者は、必要に応じ対応チームを設置できる。

相談者への通知

第11条 理事長は、前条に規定した対応を行う場合は、コンプライアンス上問題がある行為を行っている可能性のある者のプライバシーに配慮しつつ、相談員を通じ、対応方針および対応結果を相談者に速やかに通知するものとする。

相談者の保護

第12条 機構は、相談したことを理由として、相談者に対していかなる不利益な取り扱いも行ってはならない。また、従業者は、相談者が相談窓口へ相談することをとがめてはならない。
  2 相談者に不利益な取り扱いや嫌がらせ等を行った従業者は、就業規則等に定める懲戒処分の対象とする。
  3 相談窓口業務および相談への対応業務に携わる者は、相談者の所属、氏名等の個人を特定できる情報および相談内容を漏洩させてはならない。また、相談者の事前の承諾を得ることなく開示してはならない。
  4 電話の通話記録、インターネットへの接続記録等により、外部窓口へのアクセスに関する記録を業務上知り得た従業者は、正当な理由なくしてこれを口外してはならない。

利益相反関係の排除

第13条 相談事案に対応する者は、自らが関係する相談事案の処理に関与してはならない。

不正目的での相談の禁止

第14条 相談者は、故意に第6条第2号に該当する相談をしてはならない。
  2 機構は、相談者が前項に該当する相談を行った場合、就業規則等に定める懲戒処分の対象とする。

フォローアップ

第15条 理事長は、相談事案の処理終了後、同様の事象が再発していないか、是正措置および再発防止策が十分に機能しているか等について確認し、必要に応じ新たな是正措置および再発防止策を講じる。
  2 理事長は、相談者が、第12条第1項に定める不利益な取り扱いが行われたりしていないか等を確認するなど、相談者保護に係る十分なフォローアップを行う。
  3 フォローアップは原則として相談事案の処理終了後1年以内に行うものとする。

事務局

第16条 事務局は、規程の適正な運用を図るため理事長、相談員および対応責任者を補佐するとともに、その指示に基づき必要な事務を行う。
  2 事務局は、規程に定める相談窓口の情報および相談処理の仕組みについて利用対象者へ周知する。
  3 外部窓口の設置および運営に必要な手続き等は事務局が行う。

附 則

この規程は、2014年4月1日から施行する。

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